Le guide ultime du 5S

Définition des 5S

Les 5S sont l'une des pratiques fondamentales de la production allégée. Il s'agit d'un cadre systématique d'organisation de l'espace de travail fondé sur l'idée qu'un meilleur environnement de travail se traduit par de meilleures opérations, qui à leur tour débouchent sur de meilleurs produits.

Les 5S proposent cinq étapes clés pour maintenir un espace de travail efficace afin d'améliorer la qualité des produits :

1. Trier
2. Mettre en ordre
3. Briller
4. Standardiser
5. Soutenir.

Plus que de veiller à ce que l'espace de travail soit propre et esthétiquement ordonné, les 5S s'attachent à ce que chaque chose soit à sa place afin de maintenir la cohérence de l'environnement de travail. L'élimination des incohérences réduit les perturbations des processus de production, ce qui se traduit par une réduction des déchets et une qualité de production plus prévisible (et plus élevée).

5S pour réduire les déchets

Pierre angulaire de la méthodologie "lean", les 5S partent du principe que la réduction des déchets dans les processus de production peut ajouter de la valeur aux produits. Le système de production Toyota (TPS) définit les 8 formes de gaspillage comme suit :

• Défauts: Lorsqu'un produit n'est pas utilisable, il doit être mis au rebut ou retravaillé, ce qui augmente le coût du processus de production sans apporter de valeur ajoutée.
• Temps d'attente: L'irrégularité de l'environnement de travail peut entraîner l'attente de personnes pour du matériel ou des équipements, ou l'immobilisation de machines, ce qui peut entraîner une surproduction ou des stocks excédentaires.
• Mouvements supplémentaires: Les mouvements inutiles peuvent peser sur le personnel et ne pas apporter de valeur ajoutée au client.
• Les stocks excédentaires: L'excès de stock peut entraîner des inefficacités et des retards dans la détection des problèmes. Les problèmes peuvent s'accumuler, et plus les stocks sont importants, plus il faut de temps pour les résoudre.
• Surproduction: Produire trop avant d'en avoir besoin entrave la fluidité du travail, augmente les coûts de production et de stockage, dissimule les défauts dans les travaux en cours et allonge les délais d'exécution.
• Traitement supplémentaire: Activité excessive résultant d'une mauvaise conception de l'outil ou du produit.
• Transport inutile: Déplacement d'éléments qui ne sont pas nécessaires au processus.
• Talents inutilisés : Sous-utilisation des compétences ou attribution de tâches à des employés insuffisamment formés. La méthode 5S permet de réduire ces gaspillages en maintenant un espace de travail systématiquement organisé dans lequel les problèmes sont immédiatement apparents et peuvent être facilement détectés et résolus.

Système de production Toyota

Les 5S sont issus du système de production Toyota (TPS), mis en place au Japon au milieu du 20e siècle pour réduire le gaspillage et l'inefficacité dans le secteur manufacturier. À l'origine, le TPS était un secret bien gardé, mais un boom économique massif dans les années 1980 a suscité un vif intérêt à l'étranger pour les pratiques de Toyota. À l'échelle internationale, le TPS s'est transformé en ce que l'on appelle aujourd'hui le système de production allégée, qui vise à accroître la valeur fournie aux clients en identifiant et en réduisant les gaspillages, avec les 5S comme élément fondamental. En japonais, les 5S originaux sont : seiri (trier), seiton (mettre en ordre), seiso (faire briller), seiketsu (standardiser) et shitsuke (maintenir).

Premiers concepts

Avant l'émergence des 5S dans la partie occidentale du monde, ses concepts sous-jacents étaient mis en pratique dans le cadre d'un concept plus large connu sous le nom de "contrôle visuel" ou de "lieu de travail visuel". Les idées qui sous-tendent les 5S remontent même au XVIe siècle, lorsque les constructeurs navals de Venise ont utilisé une méthodologie similaire pour rationaliser leur processus de production.

L'un des principaux avantages de la mise en œuvre des 5S est qu'un espace de travail plus efficace peut conduire à une qualité de production plus élevée et plus constante, car l'élimination des inefficacités garantit que les opérations se déroulent comme prévu.

Les 5S fonctionnent parce qu'ils mettent l'accent sur le fait que chaque chose doit rester à sa place, ce qui rend toute anomalie immédiatement évidente et signale les problèmes qui doivent être résolus. À long terme, les fabricants qui mettent en œuvre le système 5S peuvent également s'attendre à bénéficier des avantages suivants :

• Réduction de l'espace utilisé pour le stockage
• Amélioration de la maintenance
• Amélioration de la sécurité
• Un engagement plus fort des salariés

Les fabricants peuvent économiser de l'argent en éliminant les tâches sans valeur ajoutée et voir leurs bénéfices augmenter grâce à une meilleure productivité. Plus important encore, un programme 5S solide peut favoriser un environnement de Amélioration continue.

Étapes 5S

Pour réaliser un audit 5S, vous devez suivre les étapes ci-dessous :

1. Trier

Triez tous les outils, équipements, meubles, etc. d'une zone et déterminez ce qui doit être conservé et ce qui doit être enlevé. Si vous n'êtes pas sûr d'un objet, collez-y une étiquette rouge et mettez tous les objets marqués d'une étiquette rouge de côté. Si un objet étiqueté en rouge n'a pas été utilisé au bout d'un mois (ou d'une autre période), il doit être retiré.

2. Mettre en ordre

Triez les objets restants et déterminez comment ils seront organisés. Voici quelques questions à garder à l'esprit :

• Qui utilise les articles et où ?
• Quand les articles sont-ils utilisés ?
• Quelle est la fréquence d'utilisation des articles ?
• Les articles doivent-ils être regroupés avec d'autres articles similaires ?
• Où est-il logique de placer les objets pour réduire les mouvements inutiles ?
• D'autres conteneurs de stockage seront-ils nécessaires pour organiser les articles ?
• Quel est l'arrangement qui entraînera le moins de gaspillage ? (rappelez-vous les 8 gaspillages de la production allégée décrits plus haut)

3. Briller

Nettoyez de manière proactive les zones de travail et procédez régulièrement à l'entretien des équipements. En planifiant l'entretien à l'avance, vous éviterez les temps d'arrêt et veillerez à ce que tout se passe bien.

4. Normaliser

Créez un mode opératoire normalisé pour les tâches 5S. L'affichage d'instructions, l'attribution de tâches et l'établissement de calendriers peuvent contribuer à créer une routine standard que les employés devront suivre et à faire en sorte que ces pratiques deviennent des habitudes.

5. Soutenir

Veillez au bon fonctionnement de votre système 5S en maintenant les procédures que vous avez élaborées et en les mettant à jour si nécessaire. Veillez à ce que tous les membres de votre organisation soient impliqués, qu'il s'agisse du personnel de l'atelier, des employés de bureau ou de la direction. Enfin, formez les nouveaux employés aux meilleures pratiques 5S et veillez à ce que les employés qui changent de service soient formés aux procédures de leur nouveau secteur.

Certaines entreprises suivent un système 6S, dont le sixième S est la "sécurité". Cette étape consiste à aménager les espaces de travail de manière à éliminer les risques pour la sécurité, par exemple en rendant les postes de travail plus ergonomiques ou en étiquetant clairement les zones potentiellement dangereuses. Toutefois, certaines entreprises estiment que la sécurité est un résultat des autres 5S plutôt qu'une étape à part entière. Quoi qu'il en soit, la sécurité doit être un élément important de l'organisation de tout espace de travail.

Combien coûtent les 5S ?

Bien que la mise en œuvre des 5S nécessite un investissement initial en temps pour la planification et la formation, elle ne coûte généralement pas beaucoup d'argent, car les seuls achats nécessaires sont des articles relativement peu coûteux tels que des marquages au sol, du ruban adhésif et des panneaux.

De quels outils ai-je besoin pour les 5S ?

Les outils suivants sont souvent utilisés pour la communication visuelle dans le cadre des 5S. Les outils visuels peuvent non seulement rendre un espace de travail plus propre et plus facile à parcourir, mais aussi garantir que chaque chose reste à sa place :

• Tableaux d'ombres: tracez le contour de chaque outil sur un tableau d'affichage à l'endroit où il est suspendu. Cela permet de mettre en évidence l'endroit où un outil doit être replacé après avoir été utilisé et de voir si un outil est manquant.
• Marquage au sol: utilisez du ruban adhésif pour délimiter les zones de travail, marquer l'emplacement des équipements et indiquer les zones dangereuses.
• Signes et étiquettes: ils indiquent le contenu des produits et des récipients et mettent en évidence les risques potentiels.

En savoir plus sur les outils de gestion visuelle pour les 5S.

L'éducation 5S

Le maintien des 5S est un effort continu et à long terme qui nécessite un niveau élevé d'engagement dans l'ensemble de l'entreprise. Il est essentiel d'obtenir l'adhésion des employés pour que le programme 5S soit couronné de succès ; pour qu'un effort 5S soit durable, il doit s'ancrer dans la culture de l'entreprise. Pour ce faire, vous pouvez informer les employés de l'histoire et des avantages des 5S et les impliquer dans le processus de planification - il est important que les personnes qui utilisent le programme se fassent entendre et que les employés s'approprient les pratiques des 5S. Veillez à ce que tout le monde participe, y compris les dirigeants de l'entreprise, qui donnent le ton au reste de l'entreprise.

Programme 5S

L'utilisation des bons outils pour mettre en œuvre votre programme 5S peut vous aider à le maintenir à long terme. Les 5S sont une méthodologie éprouvée pour les organisations d'espaces de travail depuis des décennies, et il existe aujourd'hui plus de technologies que jamais pour rendre la mise en œuvre d'un programme 5S plus simple et plus efficace. Les processus traditionnels basés sur le papier ne sont pas idéaux, car il est facile de les ignorer et difficile d'en assurer le suivi.

Une plateforme d'applications sans code telle que Tulip peut toutefois aider les fabricants à normaliser et à mettre en œuvre les procédures 5S dans leurs usines, à procéder facilement à des ajustements pour les maintenir à jour et à collecter automatiquement des données. La numérisation des processus 5S permet aux fabricants de responsabiliser leurs employés et de suivre les progrès réalisés au fil du temps.

La mise en œuvre d'un programme 5S sur votre lieu de travail est une initiative qui en vaut la peine et qui peut contribuer grandement à rendre votre usine plus productive et plus efficace. En investissant du temps et des efforts dès maintenant, vous posez les bases d'une culture de Amélioration continue à long terme.