Événements Kaizen : Un guide complet pour planifier et organiser un Blitz Kaizen

Les événements Kaizen, également connus sous le nom de Kaizen blitzes, sont des événements de courte durée, généralement sous la forme d'un atelier d'une semaine, au cours duquel un animateur guide une équipe dans l'amélioration d'un domaine avec un objectif spécifique à l'esprit.

Généralement, lors d'un événement Kaizen, le facilitateur dirige l'équipe (qui est généralement composée de personnes travaillant dans le domaine où se déroule l'événement) dans la normalisation et la documentation des processus et dans l'identification, la mise en œuvre et la documentation des améliorations apportées à ce domaine. Après l'événement, les possibilités d'amélioration sont classées par ordre de priorité en fonction des besoins de l'entreprise.

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"Kaizen" est la philosophie de Amélioration continue. Traduit du japonais, le mot "kaizen" signifie "changer quelque chose pour l'améliorer". Il a été utilisé à l'origine par les entreprises japonaises après la Seconde Guerre mondiale, influencé par les enseignements des entreprises américaines et Gestion de la qualité, et a été adopté par le système de production Toyota (également connu sous le nom de TPS), dans le cadre duquel les employés sont tenus d'arrêter la chaîne en cas d'anomalie (Jidoka) et, avec leurs supérieurs, de suggérer une amélioration.

Le kaizen est un outil utilisé dans le cadre de la production allégée dans le but d'éliminer le gaspillage en améliorant continuellement les processus normalisés, l'équipement et d'autres procédures pour la réalisation de la production quotidienne. La principale exigence est que les procédures existantes soient normalisées et documentées afin que les améliorations puissent être évaluées objectivement.

Bien que Kaizen soit principalement associé à la fabrication, il est pratiqué dans toutes les fonctions d'une entreprise et a été adopté par d'autres secteurs tels que les soins de santé, la finance, la psychothérapie, l'accompagnement de la vie, le gouvernement et la banque.

Au-delà de l'amélioration des flux de travail, Kaizen est un processus continu qui peut faciliter une culture d'identification et de correction des inefficacités et nourrir un sentiment d'appartenance chez les travailleurs. Il présente également l'avantage d'éliminer les gaspillages dans le processus en réduisant au minimum les activités sans valeur ajoutée.

Bien que les principes de Kaizen doivent être mis en pratique par tous les membres d'une organisation de manière continue, des événements Kaizen programmés peuvent être nécessaires pour s'attaquer à des problèmes plus importants. En outre, il est essentiel de maintenir une culture visant à résoudre les causes profondes des problèmes avant qu'ils ne s'aggravent.

Les raisons d'organiser un événement Kaizen sont nombreuses:

- Résoudre un problème urgent qui met l'entreprise en danger et qui doit être traité rapidement
- Atteindre un objectif stratégique qui aura un impact sur les ICP
- Identifier et résoudre la cause profonde des problèmes qui empêchent les cycles d'amélioration quotidiens d'obtenir des résultats
- Résoudre des défis interfonctionnels, tels que l'amélioration de la transmission du travail entre les équipes, y compris les événements en amont et en aval d'un flux de valeur de production.
- Soutenir la pratique de Amélioration continue dans votre entreprise, en particulier si vous n'avez pas eu d'événement Kaizen depuis un certain temps
- Initier les nouveaux membres de l'équipe aux techniques Amélioration continue

Outre les principaux avantages liés à l'amélioration de vos processus de travail standard, l'organisation d'un événement Kaizen peut favoriser la résolution de problèmes, la collaboration et les compétences en matière de communication et permettre aux employés de faire preuve de leadership. En incitant les membres de l'équipe à identifier les problèmes et à suggérer des améliorations dans leur domaine de travail, vous leur donnez le sentiment de s'approprier leur travail, ce qui peut améliorer la motivation générale, le moral et la productivité. Enfin, l'organisation d'un événement Kaizen est un moyen de renforcer une solide culture de Amélioration continue au sein de votre organisation. Après tout, la meilleure façon de soutenir les principes que vous souhaitez voir appliquer dans votre entreprise est de les mettre en pratique.

Il est essentiel d'investir du temps dans la planification de votre événement Kaizen pour en assurer le succès ; en fait, une bonne planification de l'événement est tout aussi importante que l'événement lui-même. Mettez toutes les chances de votre côté en définissant clairement les objectifs et la portée de l'événement et en constituant stratégiquement une équipe qui apportera des informations importantes à la table. Voici quelques étapes clés de la planification de votre événement Kaizen :

Nommer un facilitateur compétent

Le facilitateur doit être formé aux techniques et aux philosophies de l'allégement et être capable d'aider votre équipe à rester sur la bonne voie et à la motiver ; le facilitateur doit être une personne passionnée par la création de changements positifs. Vous pouvez faire appel à un consultant pour ce rôle ou former un chef d'équipe au sein de votre organisation. La présence d'un animateur compétent est la clé du succès de votre événement Kaizen.

Veillez à ce que les dirigeants s'engagent

Assurez-vous que votre organisation comprend l'importance de l'événement Kaizen pour les résultats de votre entreprise. Le succès de vos initiatives Kaizen passe par l'obtention de l'adhésion de tous, et si les dirigeants de votre organisation s'engagent à maintenir une culture de Amélioration continue, ils donneront le ton au reste de l'entreprise.

Définir la portée et les limites de l'événement

Définissez clairement la portée de l'événement Kaizen. L'objectif principal de l'événement doit être un domaine ou un processus dans lequel il a été déterminé que l'inefficacité réduit la valeur pour le client. L'analyse des indicateurs de performance clés, des causes profondes et d'autres indicateurs Lean permet de restreindre le champ d'action. Gardez à l'esprit que l'objectif final est de promouvoir Amélioration continue et de réduire le gaspillage.

Constituer l'équipe

Alors que le Kaizen quotidien devrait impliquer tous les membres de votre organisation (des employés de l'atelier aux cadres supérieurs), les équipes d'événements Kaizen se composent généralement de 6 à 10 personnes et doivent être choisies de manière stratégique. Gardez à l'esprit les points suivants lorsque vous choisissez les membres de l'équipe :

• Au moins la moitié de l'équipe doit être composée de personnes qui effectuent régulièrement le travail que l'événement Kaizen vise à améliorer.
• Limitez le nombre de managers/dirigeants d'entreprise dans l'équipe.
• Choisissez des membres de l'équipe issus d'un large éventail de services concernés, qui touchent tous au processus en cours d'amélioration.
• Inclure les personnes qui apportent une contribution à la région
• Inclure les personnes qui reçoivent des produits de la région
• Faites appel à des experts en la matière qui ont des connaissances spécifiques sur le processus. - Faites appel à une personne qui n'est pas directement impliquée dans le processus afin d'obtenir un point de vue extérieur.

Définir la réussite

Il est impératif de pouvoir mesurer objectivement le succès de votre événement Kaizen et d'autres efforts Amélioration continue . Identifiez les paramètres qui permettent de quantifier les améliorations. Il peut s'agir d'indicateurs relatifs à la qualité, aux coûts, à l'utilisation des ressources, à la satisfaction de la clientèle, à l'utilisation de l'espace, à l'efficacité du personnel et à d'autres indicateurs clés de performance. Fixez des repères pour l'amélioration en mesurant vos performances actuelles.

Fournir une formation

Communiquez vos attentes à l'animateur et aux membres de l'équipe.

Décrivez le programme de l'événement

Établissez un calendrier approximatif, y compris ce que vous espérez réaliser au cours de l'événement Kaizen. Identifiez les étapes importantes pour chaque jour de l'événement.

Voici le schéma type d'un événement Kaizen d'une semaine :

Jour 1: Définissez les objectifs de l'événement. Cartographiez et mesurez l'état actuel du processus et identifiez les gaspillages. Décidez des résultats souhaités.

Jour 2: Examinez les causes profondes des déchets et identifiez les solutions possibles. Parvenez à un consensus sur les améliorations à mettre en œuvre. Documenter les ressources nécessaires à la mise en œuvre des améliorations.

Jour 3: Mise en œuvre des améliorations.

Jour 4: Testez les améliorations. Mesurez les résultats des améliorations apportées et procédez aux ajustements nécessaires. Normalisez et documentez les nouvelles procédures.

Jour 5: Formez les employés aux nouvelles procédures de travail standard. Communiquez les changements à l'organisation. Reconnaissez et récompensez les membres de l'équipe qui ont contribué au succès.

Mesurer l'impact de votre événement Kaizen est crucial pour le succès des futurs efforts Kaizen. Afin de mesurer avec précision les améliorations résultant de votre événement Kaizen, il est important de vous assurer que vous disposez de données complètes et précises sur vos opérations avant, pendant et après votre événement Kaizen. La numérisation de vos opérations à l'aide d'un logiciel de fabrication tel que Tulip est un bon moyen d'obtenir une visibilité sur vos opérations. Tulip recueille les données des employés de l'atelier, des machines et des outils au fur et à mesure qu'ils effectuent leurs tâches, ce qui vous permet d'obtenir une vision précise des mesures de production et de qualité telles que le taux de production, le taux de défauts et de rebuts ainsi que les causes des défauts, et la durée des processus tels que les temps de cycle des processus et des étapes. Avec ces données en main, vous pouvez effectuer des analyses sur les effets de vos efforts Amélioration continue au fil du temps en utilisant les outils d'analyse en temps réel deTulip.

Comme toujours, le Kaizen ne s'arrête pas lorsque vous avez terminé avec succès votre événement Kaizen. Vous devez considérer cet événement Kaizen comme faisant partie d'une série continue d'efforts et d'améliorations. L'instauration d'un état d'esprit Amélioration continue dans la culture de votre organisation nécessite une pratique quotidienne et, avec le temps, vous constaterez une augmentation de l'efficacité, de la productivité et de la qualité de vos opérations.

Pour obtenir d'autres ressources qui vous aideront à atteindre Amélioration continue dans votre usine, consultez notre Guide ultime du kaizen.