Meilleures pratiques de gestion des audits pour les fabricants

Très peu de managers et de chefs d'entreprise aiment les audits. Savoir que vous devez en réaliser un peut déclencher toute une gamme d'émotions : de la peur et de l'anxiété à un fort désir d'en finir au plus vite avec cette expérience.

Mais pour les fabricants, un audit bien orchestré des processus de fabrication doit être considéré comme une expérience précieuse. Un audit de fabrication peut apporter des informations utiles, ainsi qu'une tranquillité d'esprit à l'entreprise et à ses clients. Et la bonne nouvelle, c'est que des solutions logicielles peuvent rationaliser le processus et produire de meilleurs résultats.

Dans cet article, nous verrons comment les fabricants gèrent leurs audits internes et comment vous pouvez rationaliser vos processus d'audit à l'aide d'une solution numérique qui suit chaque étape du processus.

Un audit de fabrication - parfois appelé audit d'usine - est un processus conçu pour s'assurer qu'une usine fabrique (et continuera à fabriquer) des produits de haute qualité répondant aux spécifications requises.

Il s'agira d'auditer les processus de fabrication d'une usine, mais il est probable que l'audit porte également sur d'autres facteurs relatifs à l'organisation, tels que sa capacité de production, ses pratiques environnementales et sa position en matière de sécurité.

Si un audit d'usine peut être réalisé en interne dans le cadre d'un processus d'assurance qualité, il peut également être initié par un client d'un fabricant qui souhaite valider les processus de production mis en place par son fournisseur (ou fournisseur potentiel).

Les audits de fournisseurs sont généralement réalisés dans l'une des deux situations suivantes :

• Lorsque le client en est aux dernières étapes de la qualification d'un nouveau fournisseur, ou

• Dans le cadre d'un processus continu pour les fournisseurs ( Gestion de la qualité ). De nombreuses entreprises exigent de leurs fournisseurs qu'ils effectuent et partagent des audits à intervalles réguliers.

Qu'il soit mené par le fabricant lui-même ou à la demande de l'un de ses clients, l'audit de fabrication peut porter sur toute une série de domaines :

• Processus : Les audits de processus permettent de s'assurer que les chaînes de production fonctionnent comme prévu, notamment du point de vue de la qualité et de la sécurité.

• Capacité : Particulièrement utile lorsqu'un client qualifie un nouveau fournisseur, l'audit de capacité permet de confirmer que l'usine est en mesure de fabriquer le produit requis dans les délais impartis.

• Qualité : Un audit visant à valider qu'une usine dispose d'un système Gestion de la qualité efficace, souvent basé sur la norme internationale ISO 9001.

• L'environnement : Un audit environnemental vérifie la conformité d'une usine aux normes et exigences environnementales, telles que les normes internationales de la famille ISO 14000.

• Sécurité : Un audit de sécurité peut porter sur le respect du Customs-Trade Partnership Against Terrorism (C-TPAT), un programme de sécurité de la chaîne d'approvisionnement dirigé par les douanes et la protection des frontières des États-Unis.

Bien que les audits de fabrication puissent prendre diverses formes, ils suivent généralement un processus similaire :

1. Sélectionnez le type d'audit : Déterminez quels systèmes et processus de l'usine (y compris ceux énumérés ci-dessus) doivent faire l'objet d'un audit et identifiez les normes à respecter.

2. Établir les tâches d'audit et effectuer l'audit : Dressez la liste des contrôles, mesures, collectes de données et autres tâches nécessaires pour évaluer la performance et l'efficacité des systèmes et processus contrôlés, et exécutez-les.

3. Enregistrer les résultats : Les données et les constatations recueillies au cours de l'audit(en particulier les non-conformités) sont enregistrées, classées et regroupées. Cela permet d'établir un rapport d'audit documentant les résultats.

4. Prenez des mesures correctives : Sur la base du rapport d'audit, déterminez les mesures correctives à prendre pour améliorer les opérations et atteindre les seuils de conformité. Mettez en œuvre les changements requis.

5. Planifiez un audit de suivi : Une fois que les mesures correctives ont été prises, effectuez un autre audit pour évaluer et mesurer les changements apportés.

Lors d'un audit de fabrication, il peut être tentant d'adopter l'approche simple consistant à établir une liste de contrôle sur papier. Mais un système qui consiste littéralement à " cocher les cases" présente des inconvénients considérables.

Les audits sur papier sont sujets aux erreurs, il est difficile et long de les regrouper, et il est difficile de replacer les observations dans leur contexte. Par conséquent, les éléments susceptibles de ne pas être conformes peuvent être facilement négligés.

Les solutions numériques, notamment Tulip, peuvent constituer un moyen beaucoup plus efficace de collecter et d'agréger les données d'audit.

Avec l'explosion de la quantité de données générées par les équipements d'usine, sans parler des autres capteurs et dispositifs utilisés dans les entreprises, il est logique d'investir dans une solution de gestion des audits numériques qui s'intègre aux systèmes existants utilisés dans vos opérations.

Une application d'audit permet à une organisation d'éliminer le papier, de recueillir des données en temps réel et de rationaliser le processus d'audit. Ces applications permettent de normaliser les procédures de conformité, de suivre les progrès réalisés en la matière et de collecter automatiquement les résultats des audits. Elles rendent également l'analyse plus rapide et plus facile grâce à des tableaux de bord personnalisés qui permettent d'établir des rapports sur les indicateurs clés de performance et d'autres paramètres.

Le processus d'audit est également facilité par l'utilisation d'une application logicielle. Chaque fois qu'un nouvel audit est créé, l'application pré-remplit les informations de base telles que le titre, le lieu et les instructions d'audit. Des images des éléments de l'audit peuvent être incorporées pour donner à l'auditeur un point de référence.

Une fois l'audit lancé, l'application - accessible à partir d'appareils portables tels que des tablettes ou des téléphones mobiles - peut passer progressivement en revue chaque élément de l'audit, ce qui permet à l'auditeur de se déplacer sur le terrain, de vérifier les processus et les équipements et d'enregistrer ses constatations au fur et à mesure.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont Tulip peut vous aider à rationaliser vos processus d'audit et à réduire la charge associée aux activités de conformité, contactez un membre de notre équipe dès aujourd'hui!