Sistemas electrónicos de gestión de la calidad (eQMS) para la fabricación

Las empresas manufactureras tienen que mantenerse constantemente alerta para reaccionar ante las numerosas fuerzas imperantes en el mercado. Si no lo hacen, sus clientes pueden optar, y a menudo lo harán, por ofertas de empresas competidoras. Por ello, las empresas necesitan asegurarse de que pueden satisfacer a sus clientes para retenerlos.

Una de las mejores formas -si no la mejor- de fomentar la fidelización de los clientes es proporcionarles sistemáticamente productos de la máxima calidad, reduciendo la necesidad de buscar ofertas alternativas de la competencia. Para los fabricantes, aquí es donde entran en juego los sistemas de gestión de la calidad.

Un sistema de gestión de la calidad es una herramienta de uso común que permite a los fabricantes de diferentes industrias documentar y hacer un seguimiento de los procesos y procedimientos utilizados para producir artículos en sus instalaciones. Además, el sistema detalla las políticas de la empresa y las normas internas relativas a sus productos, garantizando que los clientes reciban exactamente lo que esperan con una calidad constante.

En los entornos de fabricación tradicionales, las empresas suelen confiar en los documentos físicos para gestionar las prácticas de calidad. Aunque esto se consideraba adecuado en el pasado, la llegada de los sistemas y herramientas basados en Internet han dejado obsoleta la documentación en papel.

La gestión de la calidad basada en papel no sólo requiere mucho tiempo, sino que también suele ser extremadamente propensa a errores. Por ello, los fabricantes han convertido en una prioridad la sustitución de sus procesos basados en papel por sistemas electrónicos de gestión de la calidad (eQMS) para paliar las carencias de las alternativas tradicionales y obsoletas.

En este post, profundizaremos en el eQMS, repasando los numerosos retos que plantean las prácticas tradicionales de gestión de la calidad y destacando los beneficios clave de la digitalización de los sistemas de gestión de la calidad.

Aunque muchos fabricantes han integrado herramientas digitales en sus esfuerzos de gestión de la calidad, sigue habiendo una cantidad significativa de documentos físicos implicados.

Como resultado, estos fabricantes siguen enfrentándose a muchos de los retos asociados a la gestión de la calidad en el proceso de producción utilizando documentos en papel. Algunos de estos retos incluyen:

• un mayor riesgo de pérdida de documentos cruciales

• el proceso de creación y gestión de documentos es largo y laborioso, lo que consume tiempo y recursos que podrían dedicarse a otras áreas productivas de la operación de fabricación

• un proceso enrevesado para rastrear y recuperar documentos y procesos críticos

• una mayor probabilidad de que falten firmas de operarios, supervisores y gerentes en documentos vitales de gestión de la calidad

• la naturaleza físicamente centralizada de la custodia de documentos dificulta que otras partes relevantes de diferentes departamentos puedan acceder a los documentos de forma rápida y cómoda

• basándose en lo anterior, la rendición de cuentas y la trazabilidad son más complicadas de lo necesario

• las auditorías de calidad son más complejas debido al enrevesado proceso de recuperación de la información

• Dificultad para mantener actualizados los registros, los registros de lotes y los registros históricos debido al engorroso proceso que supone la creación y edición de los distintos documentos del archivo.

• los archivos y documentos antiguos pueden permanecer en circulación, desencadenando una cascada de eventos de calidad debido a políticas, procedimientos o diseños de productos obsoletos

• análisis y gestión de riesgos complicados e ineficaces debido a la inadecuada disponibilidad de información

Con la ineficacia y los errores originados por los sistemas tradicionales de gestión de la calidad basados en papel, las empresas manufactureras corren el riesgo de incurrir en mayores costes debido a los errores y a las medidas correctoras mal informadas.

Por ello, estas empresas deben recurrir a los sistemas electrónicos de gestión de la calidad para una gestión más completa y eficaz de los procesos de calidad.

Los fabricantes necesitan mantener un buen control de su proceso de calidad para afianzarse en el mercado. La calidad es un requisito intrínseco para los fabricantes de industrias reguladas como la farmacéutica y la de productos sanitarios. Y como estos campos están estrechamente relacionados con la salud humana, el margen de error de los productos que no cumplen las normas es significativamente estrecho.

En consecuencia, estos campos de fabricación tienen unos requisitos de calidad más estrictos, que exigen que los sistemas electrónicos de gestión de la calidad se ajusten a normas como la ISO 9001 y a organismos reguladores como la Administración de Alimentos y Medicamentos (FDA).

Entre las ventajas clave que hacen que el eQMS sea vital en situaciones de fabricación tan delicadas se incluyen:

Mejor accesibilidad: Mientras que el SGC tradicional requiere que el personal busque un documento concreto, el SGCe les permite acceder a los registros digitales y a la información de forma remota a través de la nube con rapidez.

Colaboración interdepartamental: Un sistema electrónico de gestión de la calidad permite que el personal pertinente de distintas áreas de la organización acceda a los documentos de calidad, los edite y contribuya a ellos. Esto acaba con los silos, haciendo que las operaciones sean más fluidas.

Gestión de datos en tiempo real: Dado que la información existe digitalmente en la nube, cualquier cambio en los documentos de gestión de la calidad se sincroniza automáticamente. Esto garantiza que el personal acceda siempre a la información actualizada más recientemente.

Un control de documentos mejor y más eficaz: En un entorno basado en papel, los documentos pueden perderse fácilmente. Además, es más probable que el personal cometa errores al redactar en papel físico. Este entorno dificulta considerablemente la capacidad de una organización para cumplir las normas y reglamentos.

Sin embargo, cuando se trata de un sistema electrónico de gestión de la calidad, los datos vitales pueden capturarse automáticamente desde el taller para rellenar los documentos pertinentes y las bases de datos relacionadas con la calidad, eliminando el error humano.

Trazabilidad y responsabilidad: Con un sistema electrónico de gestión de la calidad, las empresas manufactureras siempre disponen de registros inmediatos de cualquier cambio realizado en los documentos relacionados con la calidad. Como resultado, los responsables de calidad y los auditores de riesgos pueden acceder al historial de revisiones, rastreando las distintas modificaciones realizadas.

Además, el eQMS fomenta la rendición de cuentas debido a que el sistema en línea lleva un registro -y denota claramente- de la persona responsable de los cambios realizados. Esto se ve respaldado por el hecho de que las empresas añaden las partes interesadas clave y sus funciones y responsabilidades al sistema electrónico de gestión de la calidad.

En última instancia, incluso con un buen SGCe, los fabricantes deben esforzarse constantemente por mejorar continuamente. Los sistemas modernos de gestión de la calidad permiten a las empresas manufactureras inculcar la calidad en todas sus operaciones. Esto garantiza que puedan tomar medidas correctivas y preventivas sin interrumpir la producción de forma significativa, promoviendo la satisfacción del cliente.

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