Cómo redactar una lista de comprobación Gemba Walk mejor

Para apoyar las iniciativas de mejora continua, los líderes de fabricación deben levantarse de sus asientos todos los días y pasar tiempo con sus equipos en el taller. Esto ofrece a los supervisores la oportunidad de identificar cualquier problema o ineficiencia y tomar medidas para corregirlos. Una de las mejores formas de hacerlo es mediante el paseo Gemba.

Desarrollado originalmente por Taiichi Ohno, el ingeniero japonés y antiguo ejecutivo de Toyota que ayudó a establecer el Sistema de Producción Toyota (TPS), el Paseo Gemba es la práctica de la fabricación ajustada de ir al lugar donde se está realizando el trabajo para ver la producción, hacer preguntas, comprender los procesos y apoyar a los equipos. De hecho, "gemba" (de la palabra japonesa "genba") significa el "lugar real", lo que pone de relieve lo importante que es esta interacción directa entre la dirección y la producción.

Los paseos por el Gemba ayudan a los líderes a conocer lo que ocurre en la fábrica (o en el Gemba, en este contexto), a obtener información y a conectar con sus equipos. Crear con antelación una lista de comprobación de los paseos Gemba estructura la actividad, al tiempo que garantiza que no se pase por alto lo que hay que cubrir.

Una lista de comprobación de caminatas gemba es una lista de elementos que le gustaría examinar durante sus caminatas gemba.

Esta lista de comprobación está diseñada para guiar al observador durante su recorrido, asegurándose de que se centra en elementos importantes como las cuestiones de seguridad, la eficacia del flujo de trabajo, la identificación de residuos y la normalización de los procesos.

Suele incluir elementos específicos que comprobar, preguntas que formular y observaciones que hacer, lo que permite una evaluación estructurada y exhaustiva del lugar de trabajo. La lista de comprobación de la caminata Gemba promueve la coherencia en múltiples caminatas y proporciona una base para las percepciones basadas en datos y la mejora continua.

A continuación le explicamos cómo una lista de comprobación bien pensada del paseo gemba puede mejorar la eficacia y reducir los residuos en sus operaciones.

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Piense en una lista de comprobación del paseo Gemba como en una lista de la compra. Puede prescindir de una, pero las probabilidades de olvidar un ingrediente (o un paso crucial) son mayores sin una lista que le sirva de guía. Disponer de una lista de comprobación de la caminata Gemba bien estructurada es esencial por varias razones:

• Coherencia y estandarización: Con una lista de comprobación, cada Gemba Walk puede seguir la misma estructura y proceso, garantizando que no se pasen por alto los puntos clave, independientemente de quién realice el recorrido. Esto fomenta la estandarización y permite realizar mejores comparaciones a lo largo del tiempo.
• Concentración y eficacia: Una lista de comprobación ayuda a mantener la concentración en los objetivos del recorrido, evitando distracciones y aumentando la eficacia. Actúa como una hoja de ruta, guiando a los observadores a través del recorrido y garantizando que se presta la debida atención a los factores importantes.
• Comunicación eficaz: Una lista de control sirve como herramienta de comunicación eficaz entre las distintas partes interesadas. Ayuda a todos a entender qué se está evaluando y con qué criterios, fomentando la transparencia y la comprensión.
• Toma de decisiones basada en datos: Una lista de control permite recopilar datos más objetivos y precisos, lo que ayuda a evitar observaciones sesgadas o errores humanos. Estos datos fiables sirven entonces de base para la toma de decisiones y acciones informadas y basadas en datos.
• Mejora continua: Una lista de control es una herramienta en evolución. A medida que se introducen cambios en respuesta a las caminatas anteriores, la lista de comprobación puede actualizarse para reflejar nuevas áreas de interés u objetivos, lo que permite una mejora y un crecimiento continuos.

Una lista de comprobación eficaz para una caminata Gemba debe adaptarse al tema que elija para esa caminata, pero hay algunos puntos generales que siempre debe tener en cuenta:

Considere el proceso en su conjunto: Un equipo necesita poder confiar en todas las partes de la producción, y cualquier cambio o reto que afecte a un elemento de la producción probablemente tendrá efectos descendentes.

Considere si el proceso actual es la única forma de realizar este tipo de trabajo: ¿Existen otros formatos, diseños, metodologías o modos de producción que puedan servir mejor que el que utiliza actualmente?

Céntrese en identificar la raíz del problema en lugar del síntoma: Lanzarse a arreglar una zona problemática puede ser tentador, pero es importante observar el panorama general.

Lleve un registro de con quién se debe hablar para resolver cada tipo de problema (y quién es responsable de las áreas funcionales): Una vez identificados los problemas y trazadas las soluciones, es imprescindible saber quién sobre el terreno va a aplicar esos cambios.

Manténgase siempre centrado en solucionar los problemas que tiene entre manos: Los recorridos Gemba eficientes se mantienen centrados en solucionar los problemas tema a tema. Al centrarse en los puntos de su lista de comprobación, no habrá distracciones que puedan hacer que se pasen por alto detalles.

Formule las preguntas adecuadas: Las preguntas de su lista de comprobación no tienen por qué ser complejas y difíciles de entender. Algunas preguntas a considerar en su caminata gemba incluyen:

• ¿Observó algún problema con el proceso establecido?
• ¿Existe un proceso establecido para este tipo de trabajo?
• ¿Qué hace para reconocer la raíz del problema?
• ¿Con quién habla si hay algún problema?
• ¿Cómo puede solucionar el problema?

Este plan de siete pasos es un anteproyecto con puntos de control en cada paso del Gemba Walk. Entremos en materia.

Paso 1: Crear un tema

Antes de que comience una caminata, los directivos deben elegir un tema que guíe toda la caminata Gemba. Esto acota el enfoque de la caminata Gemba y produce mejores resultados, ya que la atención no se dispersa entre diferentes temas y objetivos. Una vez elegido un tema (por ejemplo, la eficiencia de costes o el compromiso de los operarios), es más fácil adaptar las preguntas de la caminata Gemba al tema en cuestión y formular preguntas de calidad.

Paso 2: Preparar al equipo

Informe al equipo explicándole qué es un paseo Gemba y qué cabe esperar de un paseo Gemba rutinario. Considere también la posibilidad de compartir su lista de comprobación. Esto disminuye la ansiedad del equipo, ya que el Gemba no se percibirá como una evaluación, sino como una colaboración entre las partes interesadas. Conseguir la aceptación del equipo de antemano también planteará preguntas que se habrían pasado por alto.

Paso 3: Centrarse en el proceso

Cíñase a la evaluación del proceso y de cómo se hacen las cosas. Aquí, una lista de comprobación puede ser de ayuda. Redactando preguntas que le obliguen a evaluar el proceso, no a la persona, puede evitar los errores más comunes de la caminata gemba: culpar. Recuerde: está allí para identificar oportunidades de mejora en el proceso y barreras sistémicas en el taller que obstaculizan la productividad.

Paso 4: Mantenga el flujo de valor al frente y en el centro

Asegúrese de que su lista de comprobación traza todo el flujo de valor. Si esboza estas preguntas de antemano, podrá asegurarse de no pasar por alto ninguna estación o proceso crucial. Centrar la mayor parte de su recorrido Gemba en la cadena de valor es más eficaz para identificar los cuellos de botella y las posibles bolsas de residuos. La eliminación de estos cuellos de botella mejorará el rendimiento general en toda la cadena de valor.

Paso 5: Registre sus observaciones

Regístrelo todo. Anote todos los datos que encuentre en su paseo por el Gemba. No haga suposiciones ni recomendaciones antes de anotar todo lo que encuentre en el paseo Gemba. En este caso, las listas de comprobación resultan útiles. Puede anotar sus observaciones como respuestas a las preguntas que sabe que necesita contestar. También puede limitarse a tomar notas o grabar y documentar sus hallazgos mediante vídeo. Independientemente del método: ¡registre, registre, registre!

Paso 6: Consiga un segundo punto de vista

Una vez concluido el paseo Gemba y registrada toda la información pertinente, solicite una segunda opinión. Mejor aún, pida a otro miembro del equipo que escriba su propia lista de comprobación. Contar con un par de ojos frescos que revisen sus hallazgos podría aportarle ideas importantes. Comparar las listas de comprobación puede ayudarle a localizar cualquier laguna en su propio pensamiento. Esta segunda perspectiva podría ser alguien alejado de las operaciones o un operario experimentado que no haya participado en el paseo Gemba. Los comentarios revelan información que se ha pasado por alto.

Paso 7: Solicite opiniones

Presente sus conclusiones al equipo independientemente del resultado. Tanto si sus hallazgos fueron insignificantes y no es necesario introducir cambios en las operaciones como si es al revés. Esto cierra el círculo de la colaboración entre las partes interesadas y anula cualquier sentimiento de ser observado por el equipo durante el paseo Gemba. Si es necesario realizar cambios, inclúyalos en su presentación vinculándolos a sus conclusiones. Esto aporta la aceptación de todas las partes interesadas y aumenta la probabilidad de éxito una vez que se produzca el cambio en las operaciones.

En última instancia, una lista de comprobación Gemba Walk no es una mera herramienta de observación, sino un componente vital
en el viaje de mejora continua de una empresa.

Al definir el marco del Gemba Walk, garantiza un proceso racionalizado,
una comunicación eficaz, decisiones respaldadas por datos y, en definitiva, un lugar de trabajo más
eficiente y productivo.

Si está interesado en saber cómo Tulip puede ayudarle a respaldar sus iniciativas de mejora continua, póngase en contacto con un miembro de nuestro equipo hoy mismo.