Top-10-Pharmaunternehmen digitalisiert Logbücher auf Papier, um die Datenverfügbarkeit zu erhöhen und den Aufwand für die Einhaltung von Vorschriften zu verringern

Einführung

Ein Top-10-Pharmahersteller mit starken Forschungskapazitäten trägt dazu bei, die Welt mit lebensrettenden Behandlungen für chronische Krankheiten zu versorgen. Mit einem tiefgreifenden Verständnis der medizinischen Bedürfnisse hat sich das Pharmaunternehmen als führend bei neuartigen Behandlungen und Technologien positioniert, um die dringendsten globalen Gesundheitsprobleme anzugehen.

Bis vor kurzem wurden viele der Vorgänge des Pharmaunternehmens, insbesondere die Logbücher, mit Stift und Papier dokumentiert. Diese Praxis erzeugte mehr Papierdokumente, als in angemessener Zeit verarbeitet werden konnten. Daher entwickelte das Unternehmen zusammen mit Tulip einen Plan zur Digitalisierung der Logbücher.

Das Pharmaunternehmen sah sich mit vielen der gleichen Herausforderungen konfrontiert, die auch andere Unternehmen mit Logbüchern auf Papier haben. Sie stellten fest, dass der gesamte Prozess zeitaufwändig und fehleranfällig war. Vor allem aber konnten die Daten nicht für die Entscheidungsfindung in Echtzeit genutzt werden.

Jedes Mal, wenn ein Mitarbeiter in einem aseptischen Raum auf ein Papierlogbuch zugreifen musste, musste er sich vollständig umziehen und desinfizieren. Dieser Prozess der Datenabfrage kam oft genug vor, so dass dieses Unternehmen begann, die Zeit zu erfassen, die für den Wechsel zwischen den Räumen aufgewendet wurde. Es stellte sich heraus, dass die Mitarbeiter Stunden damit verbrachten, sich umzuziehen und Informationen aus den Papierlogbüchern in den aseptischen Räumen abzurufen.

Das Problem der unzugänglichen Daten wird noch durch die Tatsache verschärft, dass wie bei vielen anderen Pharmaunternehmen mehr Daten als je zuvor erzeugt werden. Mit Logbüchern auf Papier an jedem Standort auf der ganzen Welt müsste dieses Pharmaunternehmen ein ganzes technisches Team abstellen, um die Daten von Papier auf digital zu übertragen, Analysen durchzuführen, Trends zu erkennen und Berichte zu erstellen.

Nachdem das Team andere Anbieter ausprobiert hatte, sah es in der Plattform von Tulipund der intuitiven App-Bearbeitung eine skalierbare Lösung, um ihre Papierprozesse zu ersetzen und einen vollständigen Überblick über ihre Abläufe zu erhalten.

Mit der e-logbooks Lösung von Tulipfindet der Datenerfassung Prozess statt, wenn die Arbeit stattfindet. Tulip Anwendungen verfolgen automatisch, wer die Aufgabe erledigt, wann sie erledigt ist, ob es eine elektronische Unterschrift gibt und wann, wenn überhaupt, Änderungen stattfinden. Die Bediener haben außerdem Zugriff auf ein Dropdown-Menü für Dinge wie den Standort des Gebäudes oder den Status der Ausrüstung, um ihre Protokolle schnell zu vervollständigen, was dazu beiträgt, Fehler bei der Dateneingabe zu vermeiden. Jede Tulip Interaktion an den Standorten erstellt einen Prüfpfad, der den Aufwand für die Einhaltung von Vorschriften verringert.

Ein Mitarbeiter des Unternehmens erwähnte scherzhaft, dass sie sich keine Sorgen mehr über den Verlust von VIP (very important paper) machen müssen, wenn gelegentlich Kaffee verschüttet wird. Mit den digitalen Logbüchern von Tulipkonnte das Unternehmen viele große Erfolge verbuchen. Die Zeit, die für den Zugang zu den aseptischen Räumen aufgewendet werden musste, um auf die Logbücher auf Papier zuzugreifen, wurde auf Null reduziert, der Austausch von Daten in Echtzeit mit Mitarbeitern auf der ganzen Welt begann und die Einhaltung der Vorschriften wurde durch Qualitätsprüfungen und elektronische Unterschriften vor der Einreichung sichergestellt. Der Erfolg hat sich im ganzen Unternehmen herumgesprochen, und die Teams heben die Hände, um als nächste für die Einführung von Tulipan ihrem Standort an der Reihe zu sein.

Neben der Ausweitung der Logbuch-Apps auf weitere Standorte besteht der nächste Schritt für dieses Unternehmen darin, weitere Anwendungsfälle für Tulip im gesamten Unternehmen zu identifizieren. Das Team ist besonders an der Erfassung von Daten von Menschen und Maschinen für die elektronische Chargenprotokolle interessiert. Durch den Wegfall des Mittelsmannes und die Vereinfachung der Dateneingabe für die Bediener sinkt das Risiko einer fehlerhaften Dateneingabe und die Bediener dieses Unternehmens können ihre Zeit auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren.