Eventos Kaizen: Una guía completa para planificar y celebrar un bombardeo kaizen

Los eventos kaizen, también conocidos como bombardeos kaizen, son eventos de corta duración, normalmente en forma de taller de una semana, en los que un facilitador guía a un equipo en la mejora de un área con un objetivo específico en mente.

Normalmente, durante un evento kaizen, el facilitador dirige al equipo (que suele estar formado por personas que trabajan en el área en la que se realiza el evento) en la normalización y documentación de los procesos y en la identificación, aplicación y documentación de las mejoras de esa área. Tras el evento, se priorizan las oportunidades de mejora en función de las necesidades de la empresa.

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"Kaizen" es la filosofía de la mejora continua. Traducida del japonés, la palabra "kaizen" se traduce como "cambiar algo para mejor". Fue utilizada originalmente por las empresas japonesas después de la Segunda Guerra Mundial, influidas por las enseñanzas de la gestión empresarial y de calidad estadounidense, y llegó a ser adoptada por el Sistema de Producción Toyota (también conocido como TPS), en el que es famoso que se exija a los empleados que detengan la línea si surge una anomalía (lo que se conoce como Jidoka) y, junto con sus supervisores, sugieran una mejora.

El kaizen se utiliza como herramienta en la fabricación ajustada con el objetivo de eliminar los residuos mediante la mejora continua de los procesos estandarizados, los equipos y otros procedimientos para llevar a cabo la producción diaria. El requisito principal es que los procedimientos existentes estén estandarizados y documentados para que las mejoras puedan evaluarse objetivamente.

Aunque el kaizen se asocia principalmente con la fabricación, se practica en todas las funciones de una empresa y ha sido adoptado por otras industrias como la sanidad, las finanzas, la psicoterapia, el coaching vital, el gobierno y la banca.

Más allá de la mejora de los flujos de trabajo, el kaizen es un proceso continuo que puede facilitar una cultura de identificación y corrección de las ineficiencias y alimentar un sentimiento de propiedad entre los trabajadores. También tiene la ventaja de eliminar desperdicios en el proceso reduciendo al mínimo las actividades sin valor añadido.

Aunque los principios del kaizen deben ser practicados por todos los miembros de una organización de forma continua, puede ser necesario programar eventos kaizen para abordar problemas de mayor envergadura. Asimismo, es clave mantener una cultura de resolución de la causa raíz de los problemas antes de que se agraven.

Las razones para celebrar un evento Kaizen incluyen:

- Resolver un problema urgente que pone en riesgo la empresa y que debe abordarse con rapidez
- Alcanzar un objetivo estratégico que repercutirá en los KPI
- Identificar y resolver la causa raíz de los problemas que impiden que los ciclos de mejora diarios logren resultados
- Resolver retos interfuncionales, como mejorar el traspaso de trabajo entre equipos, incluidos los eventos ascendentes y descendentes en un flujo de valor de producción.
- Mantener la práctica de la mejora continua en su empresa, especialmente si hace tiempo que no se celebra un evento Kaizen
- Introducir a los nuevos miembros del equipo en las técnicas de mejora continua

Además de los beneficios primarios de mejora en sus procesos de trabajo estándar, la celebración de un evento Kaizen puede fomentar la resolución de problemas, la colaboración y las habilidades de comunicación y permitir a los empleados demostrar su liderazgo. Involucrar a los miembros del equipo para que identifiquen problemas y sugieran mejoras en sus áreas de trabajo fomenta un sentido de propiedad sobre su trabajo, lo que puede mejorar la motivación general, la moral y la productividad. Por último, celebrar un evento Kaizen es una forma de reforzar una sólida cultura de mejora continua dentro de su organización, después de todo, la mejor forma de mantener los principios que quiere que guíen su empresa es ponerlos en práctica.

Invertir tiempo en la planificación de su evento Kaizen es fundamental para el éxito del mismo; de hecho, planificar adecuadamente el evento es tan importante como el propio evento. Prepare su evento para el éxito definiendo claramente los objetivos y el alcance del mismo y reuniendo estratégicamente a un equipo que aporte importantes ideas. He aquí algunos pasos clave para planificar su evento Kaizen:

Designe a un facilitador cualificado

El facilitador debe estar formado en técnicas y filosofías Lean y ser capaz de ayudar a su equipo a mantenerse en el buen camino y motivarlo; el facilitador debe ser alguien a quien le apasione crear un cambio positivo. Puede que desee contratar a un consultor para esta función o formar a un líder de equipo de dentro de su organización. Contar con un facilitador cualificado es clave para el éxito de su evento Kaizen.

Asegúrese de que la dirección está comprometida

Asegúrese de que su organización comprende la importancia del evento Kaizen para los resultados de su empresa. Conseguir la aceptación es crucial para el éxito de sus iniciativas Kaizen, y si los líderes de su organización se comprometen a mantener una cultura de mejora continua, marcarán la pauta para el resto de la empresa.

Establezca el alcance y los límites del acontecimiento

Defina claramente el alcance del evento kaizen. El foco principal del evento debe ser un área o proceso en el que se haya determinado que la ineficacia está reduciendo el valor para el cliente. El foco puede acotarse analizando los KPI, las causas raíz y otras métricas Lean. Tenga en cuenta que el objetivo final es promover la mejora continua y reducir el despilfarro.

Reúna al equipo

Mientras que el Kaizen cotidiano debe implicar a todos los miembros de su organización (desde los empleados de la planta hasta los directivos de nivel superior), los equipos de eventos Kaizen suelen estar formados por entre 6 y 10 personas y deben elegirse estratégicamente. Tenga en cuenta lo siguiente a la hora de elegir a los miembros del equipo:

• Al menos la mitad del equipo debe estar formado por personas que realicen regularmente el trabajo que el evento kaizen pretende mejorar.
• Limite el número de gerentes/líderes de empresa en el equipo.
• Elija a miembros del equipo de una amplia gama de departamentos relevantes, que estén todos en contacto con el proceso que se está mejorando
• Incluir a las personas que aportan información a la zona
• Incluir a las personas que reciben la producción de la zona
• Incluya a expertos en la materia que tengan conocimientos especiales sobre el proceso. - Incluya a alguien que no esté directamente implicado en el proceso para que aporte una perspectiva externa.

Definir el éxito

Es imperativo poder medir objetivamente el éxito de su evento Kaizen y de otros esfuerzos de mejora continua. Identifique métricas que cuantifiquen las mejoras. Estos pueden incluir métricas que giren en torno a la calidad, el coste, la utilización de recursos, la satisfacción del cliente, la utilización del espacio, la eficiencia del personal y otros KPI. Establezca puntos de referencia para la mejora midiendo su rendimiento actual.

Proporcionar formación

Comunique las expectativas al facilitador y a los miembros del equipo.

Esbozar el programa del evento

Tenga trazado un programa aproximado, que incluya lo que espera conseguir en el evento kaizen. Identifique hitos para cada día del evento.

He aquí un esquema típico para un evento Kaizen de una semana de duración:

Día 1: Defina sus objetivos para el evento. Mapee y mida el estado actual del proceso e identifique los despilfarros. Decida los resultados deseados.

Día 2: Considere las causas profundas de los residuos e identifique posibles soluciones. Llegue a un consenso sobre las mejoras que deben aplicarse. Documente los recursos necesarios para aplicar las mejoras.

Día 3: Ponga en práctica las mejoras.

Día 4: Pruebe las mejoras. Mida los resultados de las mejoras realizadas y aplique los ajustes necesarios. Normalice y documente los nuevos procedimientos.

Día 5: Forme a los empleados en los nuevos procedimientos de trabajo estándar. Comunique los cambios a la organización. Reconozca y recompense a los miembros del equipo que hayan contribuido al éxito.

Medir el impacto de su evento Kaizen es crucial para el éxito de futuros esfuerzos Kaizen. Para medir con precisión las mejoras resultantes de su evento Kaizen, es importante asegurarse de que dispone de datos completos y precisos sobre sus operaciones antes, durante y después de su evento Kaizen. La digitalización de sus operaciones mediante un software de fabricación como Tulip es una buena forma de obtener visibilidad de sus operaciones. Tulip recopila datos de los empleados, las máquinas y las herramientas de su taller mientras realizan sus tareas, por lo que puede obtener una visión precisa de las métricas de producción y calidad, como la tasa de producción, la tasa de defectos y desechos, así como las causas de los defectos, y los tiempos de los procesos, como los tiempos de ciclo de los procesos y los pasos. Con estos datos en la mano, puede realizar análisis de los efectos de sus esfuerzos de mejora continua a lo largo del tiempo utilizando las herramientas de análisis en tiempo real deTulip.

Como siempre, el Kaizen no se detiene cuando ha completado con éxito su evento Kaizen. Debe ver este evento Kaizen como uno más en una serie continua de esfuerzos y mejoras. Construir una mentalidad de mejora continua entre la cultura de su organización requiere una práctica diaria y, con el tiempo, verá cómo aumentan la eficacia, la productividad y la calidad de sus operaciones.

Si desea más recursos que le ayuden a conseguir una mejora continua en su fábrica, consulte nuestra Guía definitiva del Kaizen.