5 Gründe, Ihre Prozess-Audit-Checkliste zu digitalisieren

Eine Checkliste für Prozessaudits ist eine aufgeschlüsselte Aufschlüsselung eines Prozesses, der bei Routineaudits untersucht wird. Sie listet alle Bereiche auf, die regelmäßig überprüft werden müssen, und ermöglicht es einem Prüfer, seine Beobachtungen zu protokollieren.

Checklisten für Auditssind jedoch nicht perfekt. Diese papierbasierten Formulare sind zeitaufwändig zu verwalten, können leicht beschädigt oder verlegt werden und lassen sich nur schwer zu aussagekräftigen Berichten zusammenstellen. Infolgedessen verbringen viele Unternehmen mehr Zeit mit der Verwaltung ihrer Audits als mit der ihrer Prozesse.

Eine einfache Möglichkeit, dieses Problem zu überwinden, ist die Digitalisierung Ihrer Checkliste für Prozessaudits, d.h. der Ersatz von Papierformularen durch instrumentierte digitale Anwendungen.

Hier sind 5 Gründe, warum Sie Ihre Checklisten für Audits digitalisieren sollten.

1.) Papier-Checklisten sind schwer zu aktualisieren

Fertigungsprozesse sind dynamisch. Sie entwickeln sich ständig weiter. Das bedeutet, dass sich die Checklisten jedes Mal ändern müssen, wenn eine neue Produktlinie eingeführt oder eine neue Anlage in Betrieb genommen wird.

Wenn Sie Papierdokumente verwenden, müssen Sie möglicherweise eine Tabelle bearbeiten, um Prüfungselemente hinzuzufügen oder zu entfernen, und dann neue Formulare ausdrucken und Versionen verwalten.

Digitale Prüflisten vereinfachen diesen Prozess. Jedes Mal, wenn Sie einen Prüfungspunkt aktualisieren müssen, aktualisieren Sie einfach die Anwendung. Auf diese Weise verwendet jeder Prüfer immer die gleiche, aktuelle Checkliste.

2.) Sie können keine Bilder einfügen

Sie möchten, dass Ihre Prüfer die bestmöglichen Informationen erhalten. Dazu gehört oft auch, dass Sie ihnen Bilder von konformen Staaten als Referenz zur Verfügung stellen.

Papier-Checklisten haben selten Platz für Bilder. (Realistisch betrachtet, könnten Sie Bilder in Ihre Papier-Checklisten einfügen. Aber das würde das Format stören, ganz zu schweigen von den Problemen, die Sie mit der Druckerauflösung haben könnten...). Mit digitalen Audit-Anwendungen können Sie Bilder, Videos und andere Medien direkt in Ihre Checkliste einbetten.

Auf diese Weise haben die Mitarbeiter an der Front immer ein klares Bild davon, was ein Bestehen oder Nichtbestehen bedeutet.

3.) Die Checklisten sind nicht direkt mit Korrekturmaßnahmen verknüpft

Hier trifft der Gummi auf die Straße. Jedes Mal, wenn ein Prüfer eine Nichtkonformität feststellt, muss eine Korrekturmaßnahme ergriffen werden.

Bei Papier erfordert die Einleitung dieser Korrekturmaßnahmen zusätzliche Kommunikations- und Arbeitsschichten.

Mit digitalen Audit-Apps können gemeldete Nichtkonformitäten direkt mit entsprechenden Korrekturmaßnahmen verknüpft werden. Ein Prüfer markiert einen Fehler, eine Korrekturmaßnahme erscheint auf einer "To-Do"-Liste und eine Benachrichtigung geht an alle relevanten Parteien.

4.) Daten sind auf Papier nur schwer zu aggregieren

Im Laufe der Zeit bieten Audits eine Vogelperspektive auf einen Produktionsbetrieb. Sie lassen Sie wissen, was gut funktioniert, was verbessert werden muss und wo Chancen liegen.

Diese Daten an einem Ort zu sammeln, ist jedoch eine Herausforderung.

Wenn Sie mit Papier arbeiten, bedeutet dies, dass Sie die Daten manuell in ein Arbeitsblatt eingeben müssen. Sobald Sie anfangen, Korrekturmaßnahmen zu protokollieren, kann der Verwaltungsaufwand für Audits außer Kontrolle geraten.

Digitale Audit-Anwendungen fassen Ihre Daten automatisch in einem nützlichen Format zusammen. Sie ermöglichen es Ihnen, Ihre Daten in einem nützlichen, visuellen Format anzuzeigen, mit allen Diagrammen, Aufschlüsselungen und Prüfungsverläufen, die Sie benötigen.

5.) Sie können Ihre Ergebnisse nicht in Echtzeit sehen

Bei Papier gibt es immer eine Verzögerung, bis Ihre Daten fertig sind.

Audit-Anwendungen beseitigen die Zeitspanne zwischen Beobachtung und Aktion. Sie vermitteln Ihnen ein Echtzeitbild Ihrer Abläufe und beschleunigen alle notwendigen Maßnahmen.

Wenn es darauf ankommt, ist die Abschaffung von Papier eine der einfachsten Möglichkeiten, Ihre Abläufe zu verbessern.

Audits sind ein guter Startpunkt.

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