La guía definitiva de las 5S

Las 5S definidas

Las 5S son una de las prácticas fundamentales de la fabricación ajustada. Se trata de un marco sistemático para la organización del espacio de trabajo basado en la idea de que un mejor entorno de trabajo redunda en mejores operaciones, lo que a su vez da lugar a mejores productos.

Las 5S proporcionan cinco pasos clave para mantener un espacio de trabajo eficiente con el fin de mejorar la calidad de los productos:

1. Clasificar
2. Poner en orden
3. Brille
4. Standardizar
5. Sostenga.

Más que garantizar que un espacio de trabajo esté limpio y estéticamente ordenado, las 5S se centran en mantener cada cosa en su sitio para mantener la coherencia en el entorno de trabajo. Eliminar las incoherencias reduce las interrupciones en los procesos de producción, lo que a su vez se traduce en una reducción de los residuos y en una calidad más predecible (y superior) de la producción.

5S para reducir los residuos

Piedra angular de la metodología Lean, las 5S funcionan según el principio de que la reducción de los residuos en los procesos de producción puede añadir valor a los productos. El Sistema de Producción Toyota (TPS ) define las 8 formas de desperdicio en lean como:

• Defectos: Cuando un producto no es apto para su uso debe ser desechado o reelaborado, lo que añade costes al proceso de producción sin aportar valor añadido.
• Tiempo de espera: La falta de uniformidad en el entorno de trabajo puede hacer que la gente espere por el material o el equipo, o que las máquinas estén paradas, y puede dar lugar a una sobreproducción o a un exceso de inventario.
• Movimiento extra: El movimiento innecesario puede sobrecargar al personal y no añadir valor adicional al cliente.
• Exceso de inventario: El exceso de inventario puede provocar ineficiencias y causar retrasos en la detección de problemas. Los problemas pueden acumularse y, con más inventario, los problemas tardan más en resolverse.
• Sobreproducción: Producir demasiado antes de lo necesario obstruye el flujo fluido de trabajo, eleva los costes de producción y almacenamiento, oculta defectos dentro del trabajo en curso y aumenta el plazo de entrega.
• Procesamiento extra: Exceso de actividad como resultado de un mal diseño de la herramienta o del producto.
• Transporte innecesario: Traslado de objetos que no son necesarios para el proceso.
• Talentos desaprovechados: Infrautilización de habilidades o asignación de tareas a empleados con una formación insuficiente. Las 5S proporcionan una metodología que reduce estos despilfarros manteniendo un espacio de trabajo sistemáticamente organizado en el que los problemas se hacen patentes de inmediato y se detectan y solucionan con facilidad.

Sistema de producción Toyota

Las 5S tienen su origen en el Sistema de Producción Toyota (TPS) de Japón de mediados del siglo XX, que surgió con el fin de reducir los residuos y la ineficacia en la fabricación. En un principio, el TPS era un secreto muy bien guardado, pero un enorme auge económico en la década de 1980 despertó un intenso interés extranjero por las prácticas de Toyota. A nivel internacional, el TPS se convirtió en lo que ahora se conoce como sistema de fabricación ajustada, cuyo objetivo es aumentar el valor proporcionado a los clientes encontrando y reduciendo los residuos, con las 5S como elemento fundacional. En japonés, las 5S originales son: seiri (clasificar), seiton (poner en orden), seiso (brillar), seiketsu (estandarizar) y shitsuke (sostener).

Primeros conceptos

Antes de la aparición de las 5S en la parte occidental del mundo, sus conceptos subyacentes se practicaban como parte de un constructo más amplio conocido como "control visual" o "lugar de trabajo visual". Las ideas que subyacen a las 5S se remontan incluso al siglo XVI, cuando los constructores navales de Venecia utilizaron una metodología similar para racionalizar su proceso de producción.

Un beneficio clave de la implantación de las 5S es que un espacio de trabajo más eficiente puede conducir a una calidad de producción mayor y más constante, ya que la eliminación de las ineficiencias garantiza que las operaciones se desarrollen según lo previsto.

Las 5S funcionan porque hacen hincapié en que cada cosa se mantenga en su sitio, lo que hace que cualquier valor atípico sea inmediatamente obvio y señala los problemas que hay que resolver. A largo plazo, los fabricantes que aplican las 5S también pueden esperar obtener los siguientes beneficios:

• Reducción del espacio utilizado para el almacenamiento
• Mantenimiento mejorado
• Mejora de la seguridad
• Mayor compromiso de los empleados

Los fabricantes pueden ahorrar dinero eliminando el trabajo sin valor añadido y ver aumentados sus beneficios como resultado de una mayor productividad. Quizá lo más importante sea que un programa sólido de 5S puede fomentar un entorno de mejora continua.

Pasos de las 5S

Para realizar una auditoría 5S, debe seguir los pasos que se indican a continuación:

1. Clasifique

Clasifique todas las herramientas, equipos, muebles, etc. de una zona y determine qué debe conservarse y qué debe retirarse. Si no está seguro sobre un artículo, colóquele una etiqueta roja y aparte todos los artículos etiquetados en rojo. Si un artículo etiquetado en rojo no ha sido utilizado después de un mes (u otro periodo de tiempo), deberá ser retirado.

2. Poner en orden

Clasifique los artículos restantes y determine cómo se organizarán. He aquí algunas cuestiones a tener en cuenta:

• ¿Quién utiliza los artículos y dónde?
• ¿Cuándo se utilizan?
• ¿Con qué frecuencia se utilizan?
• ¿Deben agruparse con otros artículos similares?
• ¿Dónde es lógico colocar los artículos para reducir el movimiento innecesario?
• ¿Serán necesarios más recipientes de almacenamiento para organizar los artículos?
• ¿Qué disposición provocará la menor cantidad de residuos? (recuerde los 8 residuos de la fabricación ajustada descritos anteriormente)

3. Brille

Limpie de forma proactiva las zonas de trabajo y realice el mantenimiento de los equipos con regularidad. Planificar con antelación el mantenimiento puede evitar tiempos de inactividad y mantener las cosas funcionando sin problemas.

4. Normalizar

Cree un procedimiento operativo estandarizado para las tareas 5S. La publicación de instrucciones, la asignación de tareas y la creación de horarios pueden ayudar a crear una rutina estándar para que los empleados la sigan y ayudar a que estas prácticas se conviertan en hábitos.

5. Sostenga

Mantenga su sistema 5S funcionando sin problemas manteniendo los procedimientos que ha desarrollado y actualizándolos si es necesario. Asegúrese de que todo el mundo en su organización está implicado, desde la gente del taller hasta los trabajadores de oficina y la dirección. Por último, forme a los nuevos empleados en las mejores prácticas 5S y asegúrese de que los empleados que cambian de departamento reciben formación sobre los procedimientos de su nueva área.

Algunas empresas siguen un sistema de 6S, con la "seguridad" como sexta S. Este paso consiste en organizar los espacios de trabajo para eliminar los riesgos para la seguridad, por ejemplo haciendo que los puestos de trabajo sean más ergonómicos o etiquetando claramente las zonas que son potencialmente peligrosas. Sin embargo, algunas empresas sostienen que la seguridad es un resultado de las otras 5S más que un paso por sí mismo. En cualquier caso, la seguridad debe ser un punto importante en la organización de cualquier espacio de trabajo.

¿Cuánto cuestan las 5S?

Aunque la implantación de las 5S implica una inversión inicial de tiempo para planificar y formar, por lo general no cuesta mucho dinero, ya que las únicas compras necesarias son artículos relativamente baratos como marcas en el suelo, cinta adhesiva y señales.

¿Qué herramientas necesito para las 5S?

Las siguientes herramientas se utilizan a menudo para la comunicación visual en las 5S. Las herramientas visuales no sólo pueden hacer que un espacio de trabajo sea más limpio y fácil de recorrer, sino que también garantizan que todo permanezca en su sitio:

• Tableros de sombra: trace el contorno de cada herramienta en un tablero de clavijas donde esté colgada. Esto resalta dónde debe sustituirse una herramienta después de ser utilizada y hace obvio cuándo falta una herramienta.
• Marcas en el suelo: utilice cinta adhesiva para delimitar las zonas de trabajo, marcar las posiciones donde debe situarse el equipo y denotar las zonas peligrosas.
• Señales y etiquetas: indican el contenido de los recipientes y destacan los peligros potenciales.

Más información sobre las herramientas de gestión visual para las 5S.

Educación 5S

Mantener las 5S es un esfuerzo continuo y a largo plazo que requiere un alto nivel de compromiso en toda la empresa. Para que un programa de 5S tenga éxito, es fundamental que los empleados lo acepten; para que un esfuerzo de 5S perdure, debe arraigar en la cultura de la empresa. Para lograrlo, puede educar a los empleados sobre la historia y los beneficios de las 5S e implicarlos en el proceso de planificación: es importante que se escuchen las voces de las personas que utilizan el programa y que los empleados se apropien de las prácticas 5S. Asegúrese de que todos participan, incluidos los líderes de la empresa, que marcan la pauta para el resto de la empresa.

Programa 5S

Utilizar las herramientas adecuadas para implantar su programa de 5S puede ayudarle a mantenerlo a largo plazo. Las 5S han sido una metodología de probada eficacia para las organizaciones de espacios de trabajo durante décadas, y ahora hay más tecnologías disponibles que nunca para hacer que la implantación de un programa de 5S sea más sencilla y eficaz. Los procesos tradicionales basados en papel no son ideales, porque es fácil ignorarlos y es difícil hacer un seguimiento de ellos.

Una plataforma de aplicaciones sin código como Tulip, sin embargo, puede ayudar a los fabricantes a estandarizar e implantar los procedimientos 5S en todas sus fábricas, realizar ajustes fácilmente para mantenerlos actualizados y recopilar datos automáticamente. La digitalización de los procesos 5s permite a los fabricantes promover la responsabilidad entre sus empleados y supervisar el progreso a lo largo del tiempo.

Implantar un programa de 5S en su lugar de trabajo es un esfuerzo que merece la pena y que puede suponer un gran avance hacia una fábrica más productiva y eficiente. Invertir tiempo y esfuerzo ahora puede sentar las bases de una cultura de mejora continua a largo plazo.